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      • 中國實(shí)體企業(yè)實(shí)效的持續(xù)增長方案解決商
        INFORMATION
        如何解決項(xiàng)目管理10大難題?
        2021-03-30
        1633

        1、如何修訂不合理的項(xiàng)目目標(biāo)?

        問題描述:很多項(xiàng)目在簽約的階段就定義了不合理的目標(biāo),這往往是由于銷售人員的過度諾言或給客戶主動(dòng)建立或被動(dòng)接受過高的期望值。

        建議的解決方案:要使項(xiàng)目成功實(shí)施,就必須在合同約定目標(biāo)基礎(chǔ)上對項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行再次定義,項(xiàng)目經(jīng)理需要運(yùn)用必要的辦法在項(xiàng)目管理生命周期內(nèi)不斷去尋求客戶或用戶可接受的較小或較優(yōu)的目標(biāo)邊界。當(dāng)然,項(xiàng)目經(jīng)理一上任就想動(dòng)項(xiàng)目或合同的邊界,顯然會(huì)容易引起客戶的反感。比較好的策略是先在項(xiàng)目實(shí)施過程中做出必要的業(yè)績,在與此同時(shí)和客戶之間建立彼此的基本信任。在充分了解客戶所在企業(yè)的核心需求后,適時(shí)拿出有理有據(jù)的方案一點(diǎn)一點(diǎn)地說服客戶調(diào)整項(xiàng)目目標(biāo)邊界。

         

         

        2、如何識(shí)別用戶的需求?

        問題描述:用戶有時(shí)很強(qiáng)烈表示需要一個(gè)功能,態(tài)度很堅(jiān)決,應(yīng)該如何應(yīng)對?

        建議的解決方案:從項(xiàng)目所要實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)全局出發(fā),考慮用戶這個(gè)需求到底要解決的是什么問題,然后再和用戶探討真正解決問題的辦法,這樣用戶不但可能收回自己的想法,還會(huì)建立對你分析能力的信任。這就是所謂的比用戶多想一步,并站在更高的角度去解決當(dāng)前存在的問題。除此之外,如果用戶提出的需求非常到位,確實(shí)指出項(xiàng)目所交付的產(chǎn)品的嚴(yán)重不足,項(xiàng)目經(jīng)理要高度重視,及時(shí)調(diào)用公司資源予以解決,切記關(guān)鍵性需求不可以繞過或采取臨時(shí)解決方案。針對用戶潛在的或尚未發(fā)現(xiàn)的需求,需要提前擬定預(yù)案,而不是等這些潛在需求發(fā)生后在考慮客戶化開發(fā)解決,這樣就很有可能使項(xiàng)目產(chǎn)生不必要的延期和徒增用戶對項(xiàng)目延期所產(chǎn)生的不滿情緒。

         

         

        3、如何處理來自用戶的需求變更?

        問題描述:用戶的需求往往隨著項(xiàng)目的深入而有所變化,項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的不斷更改,導(dǎo)致項(xiàng)目驗(yàn)收延期或成本超支等諸多不可控的情況發(fā)生。

        建議的解決方案:在項(xiàng)目一開始就需要定義變更流程,一般是要求用戶內(nèi)部意見一致后再統(tǒng)一以正式項(xiàng)目文件的方式提交給項(xiàng)目經(jīng)理做評估分析,項(xiàng)目經(jīng)理綜合考慮此需求的變更對實(shí)施成本和項(xiàng)目進(jìn)度可能造成的影響。必要時(shí)尋求公司高層或變更控制委員會(huì)(CCB)反饋處理意見。如果同意變更則需要客戶在變更方案上簽字后實(shí)施,如果不同意就按公司高層或變更控制委員會(huì)的指示和用戶反復(fù)溝通。總之,項(xiàng)目經(jīng)理在清楚理解項(xiàng)目目標(biāo)的基礎(chǔ)上主動(dòng)控制需求,引導(dǎo)項(xiàng)目往核心目標(biāo)前進(jìn)。

         

        4、為什么得不到高層的支持?

        問題描述:項(xiàng)目得不到客戶或供應(yīng)商高層的重視,推進(jìn)過程阻力太大,往往導(dǎo)致項(xiàng)目交付失敗。

        建議的解決方案:項(xiàng)目得不到高層的重視可能會(huì)有很多種原因,比如沒有清楚的文字報(bào)告和建設(shè)性的可行性建議,公司內(nèi)部存在多種不同的聲音,沒有找到時(shí)機(jī)來解決此問題等等。項(xiàng)目經(jīng)理需要用簡易的方式使高管了解現(xiàn)在項(xiàng)目所面臨的問題,以及解決該問題所帶來的價(jià)值。在提出問題的同時(shí)列出幾種可選方案,并比較每種方案的優(yōu)劣。高層領(lǐng)導(dǎo)只需要從中選擇一個(gè)方案就可以了,所謂具備凡事都需要做到“One Step Away”的精神,積極主動(dòng)的協(xié)助高層領(lǐng)導(dǎo)很快的做出正確的決策。

         

        5、為什么項(xiàng)目驗(yàn)收和回款困難?

        問題描述: 項(xiàng)目經(jīng)理在與客戶提出項(xiàng)目驗(yàn)收和回款時(shí)往往會(huì)被客戶以各種理由拒絕。

        建議的解決方案:項(xiàng)目驗(yàn)收是一系列項(xiàng)目工作完成到位的結(jié)果,而不是某個(gè)點(diǎn)的成功。具體驗(yàn)收前除了做好項(xiàng)目可交付成果的相關(guān)文檔工作之外,還要多花時(shí)間搞清楚客戶的驗(yàn)收流程、審核周期以及可能的異常情況等。項(xiàng)目目標(biāo)邊界失控是很多項(xiàng)目無法接近驗(yàn)收的原因,和客戶界定項(xiàng)目驗(yàn)收的具體條件。驗(yàn)收和回款是緊密相連的,項(xiàng)目經(jīng)理在不斷的與客戶論證驗(yàn)收和回款條件的同時(shí)也是意志力磨練的過程,成功完成項(xiàng)目驗(yàn)收和回款的項(xiàng)目經(jīng)理才是成功過關(guān)的合格項(xiàng)目經(jīng)理。

         

         

        6、如何面對項(xiàng)目工期延誤?

        問題描述: 項(xiàng)目經(jīng)常會(huì)發(fā)生工期延誤的現(xiàn)象,如果項(xiàng)目會(huì)延誤,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該如何處理。

        建議的解決方案:如果項(xiàng)目工期延誤是因?yàn)榭蛻粜枨笞兏鼘?dǎo)致的,項(xiàng)目經(jīng)理可以事先請客戶了解變更對項(xiàng)目的真實(shí)影響,并拿到正式的確認(rèn)作為事實(shí)證據(jù)以備未來的不測。如果延誤是計(jì)劃的不切實(shí)際或資源的不到位導(dǎo)致的,項(xiàng)目經(jīng)理要確保相關(guān)干系人提前知道此延誤的可能性,并把此可能性列入項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)日志進(jìn)行全程跟蹤。詳細(xì)想清楚后續(xù)項(xiàng)目管理計(jì)劃哪些需要調(diào)整,特別是需要其他部門或外部資源配合的部分。

         

        7、如何對待一個(gè)囂張的員工?

        問題描述: 如果需要項(xiàng)目成員比項(xiàng)目經(jīng)理資歷深,并對項(xiàng)目經(jīng)理日常工作采取抵觸和不配合的態(tài)度,導(dǎo)致很多工作無法推動(dòng)。

        建議的解決方案:項(xiàng)目經(jīng)理需要首先了解這個(gè)員工囂張的資本是什么?是資歷老、威望高、經(jīng)驗(yàn)豐富還是有管理層的關(guān)系等。其次,需要體查到員工抵觸你的動(dòng)機(jī)是什么?

        項(xiàng)目經(jīng)理需不要直接采取“壓”住對方的方式,歷史故事《將相和》中藺相如針對廉頗的處理方式是值得我們借鑒的。項(xiàng)目經(jīng)理可以表現(xiàn)出對對方的尊重,并在重要問題上與其商量,使此員工感到自己對決策是有影響力的。如果對方在重要問題上不配合,一定要使其明白,有沒有他或她事情都會(huì)照常做,項(xiàng)目經(jīng)理也必須要確實(shí)做到這一點(diǎn)。很多時(shí)候“無事可做”會(huì)給對方更大的壓力。在解決此問題的時(shí)候避免情緒化,心理學(xué)有一種辦法叫做EQ型處理他人情緒法,該方法是通過識(shí)別對方法的情緒、肯定對方情緒中正確的部分和分享你的感受來逐步化解對方的情緒。EQ型處理他人情緒法在有名心理學(xué)大師李中瑩先生的《簡快身心積極療法》一書中會(huì)有更加深入的闡述,這里就不在詳述。必要時(shí)可以尋求高層領(lǐng)導(dǎo)的幫助,尋求可能的建設(shè)性解決方案。

         

         

        8、如何協(xié)調(diào)項(xiàng)目成員之間的沖突?

        甚至是來自客戶或用戶的沖突?

        問題描述: 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是由不同性格的成員組成的團(tuán)體,客戶或用戶的性格和溝通方式也會(huì)有很大的差異,因而很容易出現(xiàn)意見分歧和沖突。

        建議的解決方案:項(xiàng)目經(jīng)理首先要重視沖突,提早意識(shí)到?jīng)_突的源頭,便于將沖突解決在萌芽狀態(tài)。項(xiàng)目經(jīng)理在試圖解決沖突的時(shí)候要作為一個(gè)聆聽者去傾聽產(chǎn)生沖突方的心聲,運(yùn)用之前提到的EQ型處理他人情緒法來肯定對方觀點(diǎn)中值得肯定的部分,分享你個(gè)人針對此事情的情緒感受來使對方逐步化解原有的情緒,在情緒化解后再來策劃可能的解決辦法。處理沖突的策略無外乎是競爭、回避、包容、妥協(xié)和協(xié)作等。策略的選擇需要根據(jù)具體問題以及沖突對象的沖突風(fēng)格等因素進(jìn)行靈活選擇。要想了解沖突對象的沖突風(fēng)格可以通過Thomas Kilmann發(fā)明的沖突模式法來進(jìn)行評估分析。

         

         

        9、何時(shí)或何事需要找老板或高層領(lǐng)導(dǎo)溝通?

        問題描述: 項(xiàng)目經(jīng)理往往對向上溝通比較困惑,不知道何時(shí)主動(dòng)找高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通,具體溝通什么內(nèi)容?

        建議的解決方案:一般建議項(xiàng)目經(jīng)理在如下三種情況下可以找高層溝通。第一種情況是遇到管理或其他難題,打破頭都想不出解決的辦法;第二種情況是針對可能影響項(xiàng)目的交付質(zhì)量和整體驗(yàn)收的關(guān)鍵問題,項(xiàng)目經(jīng)理已經(jīng)想出兩種以上的解決方案,需要陳述給高層領(lǐng)導(dǎo),請領(lǐng)導(dǎo)選一個(gè)來執(zhí)行,當(dāng)然項(xiàng)目經(jīng)理可以在陳述時(shí)表達(dá)自己對方案的優(yōu)劣判斷;第三種情況是領(lǐng)導(dǎo)安排下來的具體任務(wù),需要及時(shí)和不定期的主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)任務(wù)完成的情況。

         

         

        10、項(xiàng)目的成本花費(fèi)如何有效的進(jìn)行管控和過程跟蹤?

        問題描述:項(xiàng)目經(jīng)常會(huì)發(fā)生成本超支但是項(xiàng)目任務(wù)還沒有完結(jié)的情況,如何盡較大可能控制成本核算和過程花費(fèi)呢?

        建議的解決方案:項(xiàng)目實(shí)施公司的項(xiàng)目管理辦公室(PMO)需要聯(lián)合財(cái)務(wù)部門依據(jù)此項(xiàng)目的銷售合同額和售前解決方案建議書等擬定本項(xiàng)目的合理毛利額(預(yù)計(jì)的項(xiàng)目盈利額)及當(dāng)初的項(xiàng)目完工預(yù)算(BAC),該完工預(yù)算就是此項(xiàng)目的當(dāng)初成本估算,項(xiàng)目實(shí)施公司可以根據(jù)此完工預(yù)算額在公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中創(chuàng)建相應(yīng)的項(xiàng)目代碼(Project Code)和必要的成本科目,成本科目可能包括項(xiàng)目的人力成本、差旅和下包服務(wù)的采購花費(fèi)等。項(xiàng)目成員每周通過在公司工時(shí)系統(tǒng)中填寫特定的項(xiàng)目代碼來申報(bào)針對特定項(xiàng)目的實(shí)際工時(shí)投入。如果有差旅或下包付款支出,也一并從具體項(xiàng)目代碼中把這些款項(xiàng)扣除。項(xiàng)目經(jīng)理至少每月在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中查看項(xiàng)目當(dāng)前和前幾個(gè)月的實(shí)際支出,預(yù)計(jì)項(xiàng)目真正結(jié)束時(shí)可能的花費(fèi),即項(xiàng)目完工估算(EAC)。一旦發(fā)現(xiàn)EAC大于BAC的情況,項(xiàng)目經(jīng)理需要及時(shí)決定是否申請管理儲(chǔ)備基金,并做到必要的申請審批和工作跟進(jìn)等。

         

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